Zijn de spelregels van uw vereniging of stichting nog actueel?

De spelregels van een vereniging of stichting staan in de wet en in de statuten. Bij oprichting legt de notaris deze statuten vast in een akte, maar zij kunnen later worden gewijzigd.

In de statuten staat hoe het bestuur besluiten neemt. Doorgaans heeft ieder bestuurslid één stem en weegt elke stem even zwaar. Vroeger werd soms bepaald dat één bestuurder extra stemmen had. Dat is nu wettelijk niet meer toegestaan. Zo’n bepaling moet daarom uit de statuten worden geschrapt. Gebeurt dat niet, dan geldt zij niet meer en kan discussie ontstaan over de geldigheid van bestuursbesluiten. Het is dus verstandig de statuten tijdig te laten aanpassen.

Bestuursleden die uitvallen
De wet schrijft ook voor dat in de statuten staat wat er gebeurt als een bestuurslid uitvalt door ziekte of overlijden. Als (een deel van) het bestuur wegvalt, kan de vereniging of stichting stuurloos raken. Daarom moet in de statuten zijn vastgelegd wat er gebeurt als bestuursleden tijdelijk of definitief uitvallen. Dit heet de ‘ontstentenis- en beletregeling’. Als dit nog niet geregeld is, moet dit bij de eerstvolgende statutenwijziging aan de statuten worden toegevoegd.

Digitaal vergaderen
Binnenkort treedt de wet digitale algemene vergadering in werking. Voor verenigingen is dan een fysieke vergadering naast een digitale niet meer nodig. Digitaal vergaderen zonder bijeenkomst op locatie mag alleen als de statuten dat niet verbieden. Oudere statuten bevatten soms regels die hierover onduidelijkheid geven.

Waarom dit nu oppakken verstandig is
Veel organisaties komen pas in actie als er een directe aanleiding is, zoals een uitgevallen bestuurslid, een spoedbesluit of interne discussie. Dan ontbreekt vaak de tijd om de statuten rustig en weloverwogen te repareren. Het is daarom verstandig de statuten op tijd aan de notaris voor te leggen. In de praktijk worden dan meestal meteen ook andere punten bijgewerkt, zodat de stichting of vereniging in één keer weer up-to-date is.

 

Annette Klein Wassink

 

Voor een check van uw statuten kunt u ons bereiken via notarissen@kransnotarissen.nl.