Ondernemers kunnen flink wat tijd kwijt zijn aan de interne organisatie, repeterende werkzaamheden en het blussen van brandjes. Met haar bedrijf Lady Butler helpt Thalita van Heems al ruim tien jaar bedrijven om hun to do-lijst leeg te krijgen en ruimte te maken om zich op het ondernemerschap te richten.

Thalita van Heems: ‘Ik merk nog te vaak dat ondernemers ín hun bedrijf werken, in plaats van áán hun bedrijf.’

Van Heems werkte jarenlang als Office Manager en merkte dat ze er veel plezier in had om de interne organisatie op orde te krijgen. ‘Daarmee creëerde ik ook veel ruimte in mijn eigen agenda’, vertelt ze. ‘Ik ging geregeld om meer werk vragen, omdat ik alles goed had georganiseerd. Zo ontdekte ik dat daar mijn kracht ligt. Toen ik in 2009 vertrok bij mijn werkgever, besloot ik voor mezelf te beginnen om anderen te helpen met het op orde brengen van hun organisatie.’

Inmiddels heeft Thalita van Heems een team van vijf vaste Virtual Assistants om zich heen verzameld, met daaromheen een flexibele schil van medewerkers. Van Heems: ‘Ondernemers komen bij mij binnen met een probleem. Bijvoorbeeld dat er geen tijd is om de website of social media bij te houden. Vaak ligt het echte probleem ergens anders. Daarom maak ik eerst een Quick Scan, om in kaart te brengen waar het werk versimpeld en versneld kan worden. Dat kan door het automatiseren van werkzaamheden, maar soms is juist een slag in het timemanagement nodig. Het gebeurt geregeld dat een bedrijf aan een paar tips voldoende heeft om de boel zelf op orde te krijgen – en te houden. In andere gevallen biedt een Virtual Assistant, die taken uit handen neemt, uitkomst. Denk aan e-mail- en agendabeheer, boekhouding, bijhouden van de site en social media of het maken van presentaties. Een paar uur per maand kan voldoende zijn om dat goed te regelen.’

Belangrijke investering
‘Ik merk nog te vaak dat ondernemers ín hun bedrijf werken, in plaats van áán hun bedrijf. Ze willen graag de controle houden en verzanden in een scala van taken en processen die veel tijd opslokken. Daardoor zijn ze minder productief en dat staat de ontwikkeling van zowel bedrijf als ondernemer in de weg. Met een Virtual Assistant heb je minder gedoe en krijg je meer gedaan. Het is natuurlijk wel belangrijk dat de inzet van een Virtual Assistant iets oplevert, in tijd, geld of ruimte. Ik zeg geregeld tegen klanten: ‘Als jij er geen winst mee maakt, doe ik dat ook niet.’ De investering moet zichzelf terug verdienen.’

www.ladybutler.nl