De verraderlijke termijnen voor het publiceren van de jaarrekening

In deze tijd van het jaar zijn veel bedrijven bezig met het proces van opmaken en publiceren van de jaarrekening. Daarvoor gelden strakke wettelijke termijnen: het bestuur van een besloten vennootschap heeft tien maanden de tijd (vijf met verlengingsmogelijkheid van vijf) om de jaarrekening op te maken, waarna de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) twee maanden de tijd heeft om deze vast te stellen, ofwel goed te keuren.

Na de vaststelling moet de vennootschap de jaarrekening binnen acht dagen publiceren (‘deponeren’) bij de Kamer van Koophandel. Een uitzondering geldt voor de situatie dat alle aandeelhouders van de vennootschap tevens bestuurder zijn. Ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders geldt dan tevens als vaststelling door de AVA. De gedachte achter deze vereenvoudigde procedure is dat wanneer de bestuurders het over de jaarrekening eens zijn, zij ook als aandeelhouder akkoord zijn en er dus geen AVA meer nodig is voor de vaststelling.

Wat menig bestuurder zich onvoldoende realiseert, is dat als gevolg van deze vereenvoudiging de tweemaandentermijn, die normaal gesproken geldt voor de vaststelling door de AVA, wegvalt. In bepaalde gevallen kan echter een niet-ondertekende conceptjaarrekening wél ter vaststelling aan de AVA worden voorgelegd, bijvoorbeeld om werkzaamheden met betrekking tot de accountantscontrole plaats te laten vinden of om zogenaamde ‘overige vergadergerechtigden’ in de gelegenheid te stellen zich over de jaarstukken te buigen.

Het nemen van die extra tijd kan risico’s voorkomen. Niet tijdig publiceren levert namelijk een economisch delict op waarop boetes staan. Maar wat nog belangrijker is: wanneer de jaarrekening niet tijdig is gedeponeerd en de vennootschap gaat failliet, staat vast dat de bestuurder zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en wordt vermoed dat het niet-deponeren een belangrijke oorzaak is van het faillissement. De curator zal de bestuurder(s) dan in de regel aansprakelijk stellen voor het tekort in het faillissement.

Philippine Hoyng, Tanger Advocaten (023-512 14 00 of p.p.hoyng@tanger.nl)