Berichten

Regels rond privacy zieke werknemers

Sinds 2002 is het ziekteverzuim nog nooit zo hoog geweest. Wat mag u als werkgever (niet) vragen aan uw zieke werknemer?

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt scherp in de gaten wat u als werkgever vraagt en of u daarmee de regels overtreedt. Wanneer dat gebeurt, kan de AP een dwangsom opleggen die kan oplopen tot enkele tonnen of 10% van de totale omzet. Daarom hier kort op een rijtje wat u wel of niet mag vragen.

De hoofdlijnen
Welke gegevens mag de werkgever wel vragen en/of vastleggen?
– telefoonnummer en (verpleeg) adres;
– vermoedelijke duur van het verzuim;
– lopende afspraken en werkzaamheden;
– of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling);
– of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
– of er sprake is van een verkeersongeval, waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is.

Welke gegevens mag de werkgever niet vragen en/of vastleggen?
– (spontaan vertelde) oorzaak van verzuim;
– beperkingen en mogelijkheden van de werknemer;
– eigen waarneming over de gezondheidstoestand van de werknemer;
– informatie over therapieën;
– afspraken met artsen, therapeuten of begeleiders;
– problemen uit het verleden of in de privésfeer.

Andere gegevens over de zieke werknemer mogen door de werkgever niet worden verwerkt. Ook niet met toestemming van de werknemer. In geval van het noodzakelijkheidsvereiste, zoals bij ernstige epilepsie of suikerziekte, kan hierop met uiterste discretie een uitzondering worden gemaakt.

Om een goed oordeel te vormen over de arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie zal de bedrijfsarts de werknemer moeten uitvragen over de relevante medische en sociale gegevens. Alleen de informatie die nodig is om een beslissing te nemen over loonbetaling, verzuimbegeleiding of re-integratie mag de bedrijfsarts aan de werkgever verschaffen.

Werkgever, schakel altijd zo snel mogelijk de bedrijfsarts in, zodat je weet of het om kortdurend of langdurig ziekteverzuim gaat en hoe je dient te handelen.

Philippine Hoyng

www.hoyngdemonnink.nl

Vliegende start voor HoyngDeMönnink Advocatuur & Mediation

RAP Fotografie - Ramon Philippo

Met ruim 17 jaar werkervaring in de advocatuur en een groot zakelijk netwerk op zak, besloot Philippine Hoyng begin 2020 haar carrière te vervolgen als zelfstandig ondernemer. Samen met Marjan de Mönnink startte ze HoyngDeMönnink Advocatuur & Mediation, gespecialiseerd in arbeids- en familierecht.

Het team van HoyngDeMönnink Advocatuur & Mediation: Regina van den Berg, Michelle Donders, Philippine Hoyng en Marjan de Mönnink. ‘De ambitie is om over tien jaar een team van tien mensen te hebben staan.’

‘Het gevoel van ondernemer-zijn heeft bij mij altijd gespeeld’, vertelt Philippine Hoyng. ‘Vlak nadat ik vorig jaar de beslissing had genomen om een eigen bedrijf te beginnen, brak de Coronacrisis uit. Er waren mensen die me adviseerden om langer in loondienst te blijven. Maar toen ik eenmaal had besloten dit avontuur aan te gaan, heb ik geen moment meer getwijfeld. Op voorhand had ik een inschatting gemaakt van het aantal zaken dat ik zou draaien. Op basis daarvan durfde ik het aan om Regina, mijn juridisch secretaresse, in dienst te nemen. Dit gaf wel een directe omzetverplichting, maar ik weet hoe belangrijk een goede secretaresse is.’

‘Op 1 mei, de dag van de arbeid, gingen we officieel van start. Vanuit mijn voormalige werkgever Tanger had ik een aantal lopende zaken meegekregen. Daarnaast wisten mensen me vrij snel te vinden, vaak op basis van doorverwijzingen en via mijn eigen netwerk. Daarbij bleek bovendien dat Marjan en ik, ondanks dat we dezelfde interesses hebben, verschillende netwerken hebben en ook in die zin complementair aan elkaar zijn. Eind mei was het al zo druk, dat we Michelle Donders hebben aangenomen. Eerst op een 0-uren contract, eind augustus kon dat worden omgezet naar fulltime. Op 24 februari wordt Michelle beëdigd. Ze gaat dan eerst drie jaar als advocaat-stagiaire aan de slag en hoewel die titel wellicht anders doet vermoeden is ze dan, met mij als patroon, als volledig bevoegd advocaat werkzaam.’

Op basis van kwaliteit
‘Mijn ambitie is om over tien jaar een team van tien mensen te hebben staan. Dat hoeft natuurlijk niet in één dag, wat mij betreft is het beter om geleidelijk te groeien op basis van kwaliteit. Maar gezien het aantal zaken dat ik nu al heb, gaat het de goede kant op. Er komt eerlijk gezegd wel veel meer bij het ondernemerschap kijken dan ik had gedacht, alleen al rondom administratie. Dat was even wennen, al is het vooral een kwestie van de zaken goed regelen. Verder ontdek je al snel dat aan alles wat je onderneemt een prijskaartje hangt. Dat is niet erg, maar je staat daar minder bij stil wanneer je in loondienst bent. Marjan wist dat natuurlijk al, maar voor mij was het nieuw. Het was een spannende stap, maar ik ben zó blij dat ik die gezet heb.’

Ook in 2021 verzorgt Philippine Hoyng maandelijks een column voor Goede Zaken over arbeidsrecht.
www.hoyngdemonnink.nl

Ziekmeldingen in Corona-tijden

De hoofdregel is dat een zieke werknemer zich ziek meldt bij zijn leidinggevende of bij de eigenaar van het bedrijf. De werkgever meldt dit vervolgens binnen 4 dagen bij de arbo-arts of bedrijfsarts en betaalt het loon door. Door de uitbraak van Corona zijn er veel vragen over ziekmelding van personeel: wanneer is iemand echt ziek en moet je die ziek melden? Hieronder een aantal specifieke situaties.


Je werknemer heeft Corona

De werknemer meldt zich ziek en de werkgever meldt dit vervolgens tijdig aan de arbo-arts of bedrijfsarts. De werknemer is niet verplicht te melden dat hij Corona heeft en je mag er ook niet naar vragen.

Er is geen werk voor je werknemer

Je mag de werknemer niet ziekmelden en je moet je houden aan de arbeidsvoorwaarden in het contract en de eventueel van toepassing zijnde CAO. Tip: maak voor zover mogelijk gebruik van de steunmaatregelen van de overheid.

Je werknemer zorgt voor een ziek familielid

Je mag de werknemer niet ziekmelden. De werknemer kan zorgverlof aanvragen.

Je werknemer heeft een Coronabesmetting in zijn gezin

De werknemer moet dan dus verplicht in quarantaine. Je mag hem niet ziekmelden. De werknemer kan calamiteitenverlof of zorgverlof aanvragen.

Je werknemer heeft milde klachten en blijft uit voorzorg thuis

Wanneer de werknemer normaal met deze klachten wel zou werken, is hij niet ziek en mag je hem dus ook niet ziek melden. Afhankelijk van de precieze klachten moet de werknemer mogelijk wel thuisblijven. Geef de werknemer in overleg tijdelijk ‘quarantaineverlof’ en houd contact.

Je werknemer is bang voor Corona en komt niet werken

Je mag de werknemer niet ziekmelden. Zorg voor een werkplek die Corona-proof is en probeer met je werknemer tot goede afspraken te komen.

In alle gevallen moet je in principe het loon doorbetalen.

Philippine Hoyng
Vragen? Bel of mail:
HoyngDeMönnink
Advocatuur & Mediation
phoyng@hoyngdemonnink.nl

Instructierecht van de werkgever in Covid-19-tijden

Stel: jouw personeel kan niet thuis werken, wat dan? Je hebt als het goed is inmiddels maatregelen genomen om de 1,5 meter afstand te duiden en overal mogelijkheden tot ontsmetting van de handen staan of hangen. Daarnaast lijkt het je een goed idee om werknemers mondkapjes te laten dragen.

Mag je werknemers vragen om een mondkapje of gezichtsmasker te dragen?

Als werkgever kan je bepaalde regels aan je werknemers opleggen. Het moet dan gaan om voorschriften die ‘in het belang zijn van de goede orde in de onderneming’. Deze voorschriften moeten ook binnen de grenzen vallen van de ‘algemeen verbindende voorschriften’. Je kan daarbij denken aan regels om verplicht een helm en/of veiligheidsschoenen te dragen, oftewel regels om het werk zo veilig mogelijk te laten plaatsvinden. Je mag dus, op grond van het instructierecht, welke in artikel 7:660 BW is verankerd in de wet, ook van werknemers vragen een mondkapje tijdens het werk te dragen.

Weigering door werknemer

Wanneer een werknemer weigert, dan moet je met de betreffende werknemer in gesprek over de vraag waarom deze jouw instructie weigert. Afhankelijk van het antwoord van de werknemer kan je alsnog het gebruik verplichten of niet. Je zal dus een belangenafweging moeten maken. Als er namelijk sprake is van een medische reden, kan je niet zonder meer het gebruik verplichten. Je zult daar serieus bij stil moeten staan. Als een werknemer zegt dat hij niet in het gebruik van mondkapjes gelooft, dan kan je het gebruik wel verplichten.

Bij blijvende, ongegronde weigering van de werknemer kan je maatregelen nemen, zoals een waarschuwing geven. Mocht dat niet voldoende effect hebben, dan zijn zwaardere maatregelen mogelijk, zoals bijvoorbeeld een schorsing. Het aanwenden van maatregelen luistert nauw, dus win voor het nemen van maatregelen altijd advies in.

Philippine Hoyng

HoyngDeMönnink
Advocatuur & Mediation
phoyng@hoyngdemonnink.nl

Privacy versus registratie contactgegevens

Sinds 10 augustus zijn horecaondernemers verplicht gasten te vragen hun naam en contactgegevens achter te laten. Hoe verhoudt dit zich met de privacy van de gasten?

Als gevolg van de COVID-19-maatregelen moet de horeca zowel binnen als buiten, ongeacht de grootte van de horecagelegenheid, werken op basis van reservering. Dat kan vooraf of aan de deur. Daarnaast dienen zij een gezondheidscheck, zonder registratie van de antwoorden, uit te voeren en dienen zij gasten een vaste zitplaats aan een tafel of aan de bar toe te kennen. En last but not least zijn horecaondernemers verplicht de bezoekers te vragen om contactgegevens, waaronder naam en telefoonnummer.

Deze maatregelen roepen veel vragen op, bij zowel horecaondernemers als horecabezoekers. Ben je als gast verplicht je contactgegevens daadwerkelijk achter te laten? Wat doe je als horecaondernemer als een gast dat weigert? Hoe lang moeten de gegevens bewaard worden en waarvoor mogen ze worden gebruikt?

Je bent als gast op grond van de privacywetgeving niet verplicht je naam en contactgegevens te verstrekken. Registratie vindt puur en alleen op vrijwillige basis plaats. Wanneer een gast weigert zich te registreren dan mag je als horecaondernemer de betreffende bezoeker dan ook niet weigeren.

De registratie van de naam en contactgegevens is bedoeld om contactonderzoek door de GGD makkelijk te maken bij een corona-uitbraak. Nu de quarantainetijd is verminderd naar 10 dagen is de termijn voor het bewaren van deze gegevens ook nog maar 10 dagen. Is er door deze maatregelen sprake van schending van de privacy van de bezoekers? Nee, voor corona reserveerde je als gast ook al vaak van tevoren onder achterlating van je naam en telefoonnummer. Daarbij is registratie niet verplicht, maar wel verstandig.

Blijf gezond en vooral verstandig!

Philippine Hoyng
HoyngDeMönnink
Advocatuur & Mediation
phoyng@hoyngdemonnink.nl

Vakantiedagen in corona-tijden

De corona-maatregelen worden met ingang van 1 juli aanstaande versoepeld. Eindelijk kunnen we ons met gepaste afstand vrijer bewegen. Veel werknemers zullen dan ook graag op vakantie willen, maar of zij ook daadwerkelijk gaan, is de vraag.

Philippine Hoyng

Hoe zit het nu met de vakantiedagen tijdens corona? Iedere werknemer die fulltime werkt, heeft wettelijk recht op 20 dagen per jaar. De overige dagen zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Werknemers die al een vakantie hadden gepland, willen soms vanwege corona hun vakantiedagen teruggeven, omdat zij niet op vakantie naar het buitenland kunnen of willen. Moet je als werkgever daar gehoor aangeven?

Vakantie heeft een herstelfunctie. Herstellen kan uiteraard ook thuis of elders in Nederland. Het is aan de werkgever om te beslissen of een werknemer de vakantiedagen kan teruggeven, omdat een buitenlandse vakantie niet kan plaatsvinden. De werkgever heeft alle recht om dit te weigeren. Wanneer u als werkgever toch de vakantiedagen laat teruggeven, moet u er rekening mee houden dat als gevolg daarvan een stuwmeer aan vakantiedagen bij de werknemer kan ontstaan. Naast het feit dat werknemers wellicht later in het jaar en masse vakantiedagen willen opnemen, met alle logistieke gevolgen van dien.

Wettelijke vakantiedagen zijn niet afkoopbaar. Deze worden meegenomen naar het volgende jaar en vervallen, als ze niet worden opgenomen, na zes maanden. Bovenwettelijke zijn wel afkoopbaar, maar alleen als werkgever en werknemer het daarover eens zijn. Er i  geen verplichting tot afkoop.

Dreigend stuwmeer
U kunt werknemers wel vragen vakantiedagen op te nemen als er een stuwmeer aan vakantiedagen dreigt te ontstaan of als er minder werk is, maar een werknemer hoeft daar geen gehoor aan te geven. Vakantiedagen teruggeven is dus geen recht van de werknemer en vakantiedagen bevelen op te nemen is dus geen recht van de werkgever. Ga met elkaar in gesprek, zodat iedereen een fijne vakantie heeft!

Philippine Hoyng

HoyngDeMönnink Advocatuur & Mediation
phoyng@hoyngdemonnink.nl

NOW 2.0 – wat gaat er veranderen?

De overheid heeft de NOW-regeling verlengd, maar de nieuwe regeling, NOW 2.0, kent ook wijzigingen. Wat zijn die wijzigingen in de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid en waar moet u rekening mee houden?

Philippine Hoyng

Vanaf 6 juli kan een ondernemer die minstens 20% omzetverlies verwacht, evenals onder de NOW, een tegemoetkoming in de loonkosten aanvragen bij het UWV. Dit keer voor juni, juli en augustus, zodat ze hun personeel kunnen doorbetalen. De subsidie wordt verhoogd naar 40 procent. Daarmee gaat de NOW 2.0 ook een bijdrage leveren aan andere kosten dan alleen de loonkosten. De referentiemaand voor de loonsom wordt maart 2020. Als de loonsom in de maanden maart-mei hoger is dan in de maanden januari-maart wordt in de al lopende NOW-regeling maart ook als uitgangspunt genomen. Dit is van belang voor seizoensgebonden bedrijven, zoals strandtenten.

Een belangrijke beperking van de NOW 2.0 is dat een bedrijf dat gebruikmaakt van de regeling over het jaar 2020 geen winstuitkering aan
aandeelhouders mag doen, geen bonussen aan het bestuur en de directie mag uitkeren en geen eigen aandelen mag inkopen. In de NOW 2.0 blijft de boete bij ontslag bestaan, maar dit geldt niet langer voor ontslag op bedrijfseconomische gronden. Bedrijven moeten bij de aanvraag wel verklaren dat er overleg met de vakbonden zal plaatsvinden als zij voor meer dan 20 medewerkers bedrijfseconomisch ontslag willen aanvragen. De wettelijke bescherming bij ontslag, evenals het verschuldigd zijn van de transitievergoeding, blijft gewoon gelden.

Werkgevers die de NOW 2.0 aanvragen, moeten hun werknemers gaan stimuleren om aan bij- en omscholing te gaan doen. Voor mensen die hun werk dreigen te verliezen of al verloren hebben, evenals flexwerkers en zzp’ers die geen opdrachten meer krijgen, zal het crisisprogramma ‘NL leert door’ komen. Waarmee ze vanaf juli kosteloos online scholing en ontwikkeladviezen kunnen volgen, om zich aan te passen aan de nieuwe economische situatie.

Philippine Hoyng
HoyngDeMönnink Advocatuur & Mediation
phoyng@hoyngdemonnink.nl

Begrijpelijk schrijven over het recht

RAP Fotografie - Ramon Philippo

Kort en bondig schrijven over het recht. Niet stoffig, maar in begrijpelijke taal en gericht op de praktijk. Zodat mensen snappen waar het om gaat. Dat is wat advocaat Philippine Hoyng leuk vindt aan columns maken. Ze deed het op Goede Zaken twee jaar namens Tanger Advocaten. Na een lange loopbaan verliet ze dat kantoor. Samen met Marjan de Mönnink is zij per 1 mei HoyngDeMönnink Advocatuur & Mediation in Haarlem begonnen. En ze blijft columns op Goede Zaken schrijven.

Marjan de Mönnink en Philippine Hoyng van HoyngDeMönnink Advocatuur & Mediation.

De in Leiden afgestudeerde Hoyng ontwikkelde zich gedurende haar 17 Tanger-jaren tot een erkend specialist in het arbeids-, familie- en pensioenrecht en mediation. Als lid van onder meer de Vereniging Arbeidsrecht Advocaten Nederland (VAAN), de Vereniging Familierecht Advocaten en Scheidingsmediators (vFAS) heeft zij een brede blik op uiteenlopende juridische vakgebieden.

Het bijhouden en verdiepen van haar juridische kennis mondt uit in een permante educatie. Wat dat betreft legt zij de lat bewust nog wat hoger dan voorgeschreven door de Orde van Advocaten. In het arbeidsrecht is Philippine Hoyng gespecialiseerd in zaken als arbeidsconflicten, ontslag, ziekte en arbeidsvoorwaarden. Ook begeleidt zij met oog voor het arbeidsrechtelijke aspect reorganisaties. Eén van haar uitgangspunten: bied ruimte aan emoties, maar houd de zakelijke belangen altijd goed in het oog. Al was het maar omdat emotie in de praktijk vaak een slechte raadgever blijkt te zijn.

Tot haar cliënten behoren bedrijven, non-profit-instellingen en particulieren van wie er heel wat aangeven haar doortastend en oplossingsgericht te vinden. Eigenschappen die ook in de nieuwe setting weer door zullen klinken in haar columns. Vanuit het kantoor aan de Koudenhorn 8 rd in Haarlem –
met de strafrechtcollega’s van Hiemstra Van Hoogmoed Advocaten als buren – gaat de columniste van Goede Zaken er graag mee aan de slag. Haar eerste column verschijnt op 26 mei.

www.hoyngdemonnink.nl

Slapende dienstverbanden: werkgevers word wakker!

De Hoge Raad heeft onlangs in verband met de slapende dienstverbanden, de zogenaamde ‘slapers-kwestie’, een heel belangrijke beslissing genomen.

Philippine Hoyng

Slapende dienstverbanden zijn de dienstverbanden van werknemers die langer dan 2 jaar ziek zijn, een WIA-uitkering ontvangen, maar waarvoor de werkgever geen ontslagvergunning aanvraagt. Of, ondanks het verzoek van de werknemer daartoe, geen beëindigingsovereenkomst aanbiedt. Veelal om de vaak hoge, wettelijke transitievergoeding na 2 jaar ziekte niet te hoeven voldoen.

De Hoge Raad heeft onlangs bepaald dat de werkgever op grond van goed werkgeverschap moet instemmen met een voorstel van de werknemer tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst, met wederzijds goedvinden, na 2 jaar ziekte. Onder toekenning van een vergoeding aan de werknemer ter hoogte van de wettelijke transitievergoeding. Het is dus niet langer toegestaan een werknemer in een slapend dienstverband te houden, tenzij er sprake is van reële re-integratiemogelijkheden bij de werknemer.

De Hoge Raad heeft expliciet bepaald dat het niet is toegestaan om het dienstverband slapend te houden wanneer de werknemer, op het moment dat hij zijn beëindigingsvoorstel doet, de pensioengerechtigde leeftijd bijna heeft bereikt. Waardoor betaling van de transitievergoeding kan worden ontlopen.

Actie ondernemen
Zoals ik eerder dit jaar al schreef, is het tijd om de dossiers van de werknemers met slapende dienstverbanden wakker te maken en te beoordelen of u actie moet ondernemen en het dienstverband moet gaan beëindigen. Omdat u als werkgever de transitievergoeding moet voorfinancieren, kan dit tot ernstige financiële problemen leiden. Kunt u dat aantonen, dan kunt u in maximaal 6 termijnen betalen of de betaling opschorten tot de Regeling compensatie transitievergoeding op 1 april 2020 van kracht wordt.

Let op: voor een aanvraag op grond van de Wet compensatie transitievergoeding is vereist dat de volledige vergoeding aan de werknemer is voldaan. U zult dus altijd moeten voorfinancieren.

Meer info: p.p.hoyng@tanger.nl of 023-5121400

Flex nu toch echt minder flex en vast minder vast?

De WAB, Wet arbeidsmarkt in balans, die op 1 januari van kracht wordt, kent een aantal ingrijpende maatregelen voor het ontslagrecht en de transitievergoeding. Vorige week heb ik al verteld dat u als werkgever vanaf dag 1 de transitievergoeding aan een werknemer verschuldigd bent. Daarnaast zijn er twee maatregelen van toepassing op de opbouw en de hoogte van de transitievergoeding, die het verschil tussen tijdelijke en vaste contracten moeten verkleinen. Bovendien kunt u weer ontslaggronden gaan combineren.

Philippine Hoyng

Opbouw transitievergoeding gelijk

Nu bouwt een werknemer over de eerste tien jaar dienstverband 1/6 maandsalaris per half jaar op. Voor de jaren daarna ontvangt een werknemer 1/4 maandsalaris per half jaar. Dit onderscheid komt te vervallen en wordt 1/3 maandsalaris per jaar. Dit scheelt dus behoorlijk in de kosten.

Niet meer afronden op halve jaren

De transitievergoeding wordt opgebouwd over de hele feitelijke duur van een dienstverband. Dit werkt als volgt:
1. Bereken eerst de transitievergoeding over de hele dienstjaren van de werknemer;
2. Voor de resterende duur van de arbeidsovereenkomst en voor arbeidsovereenkomsten die korter dan een jaar hebben geduurd, berekent u de vergoeding naar rato.

Einde aan speciale regels bij berekening transitievergoeding
De speciale regels voor de opbouw van de transitievergoeding voor 50+-werknemers komen te vervallen, evenals de speciale regels voor werkgevers die minder dan 25 werknemers in dienst hebben.

Extra grond voor ontslag; de i-grond
U mag op basis van deze nieuwe grond, ook wel cumulatiegrond genoemd, de verschillende ontslaggronden weer combineren. Dit geeft u meer mogelijkheden om een werknemer te ontslaan. Let op: u mag niet cumuleren met de a- of b-grond.

Compensatie ontslag op i-grond

Wanneer op de i-grond wordt ontbonden, kàn de kantonrechter een extra vergoeding als aanvulling op de transitievergoeding toekennen. Deze bedraagt maximaal 50% van de transitievergoeding. Deze aanvulling staat los van de toekenning van een eventuele billijke vergoeding.

Philippine Hoyng, Tanger Advocaten (023-512 14 00 of p.p.hoyng@tanger.nl)